Papierwerk in de tuin
Van Triest uit Epe heeft meer dan 100 medewerkers in dienst. De tuinmannen zijn dagelijks op pad om tuinen bij te houden. Als deze tuinmannen extra materiaal gebruiken of extra machines inzetten moet dat gemeld worden. Zo kan het netjes als extra post op de factuur geplaatst worden.
Dit werd meestal op een papieren orderbon verwerkt. En raad eens waar deze bon terecht kwam? Eerst in de broekzak, daarna op het dashboard van de bus en als ze geluk hadden uiteindelijk op het bureau van de administratief medewerkster.
Het probleem was dat er veel bonnen verloren gingen. Daarnaast had de administratie er een dagtaak aan om de bonnen te ontcijferen en te verwerken. Twee problemen die schreeuwen om een oplossing.
De oplossing bestond nog niet
De oplossing is eenvoudig. Laat de jongens in de tuin het meerwerk digitaal invoeren en de twee problemen zijn direct opgelost. Maar zo’n systeem bestond nog niet voor hoveniers. Hier kon Skyliner laten zien wat ze waard zijn.
20 iPads voor snelle administratie
Skyliner ontwikkelde een systeem waarmee de medewerkers snel hun meerwerk kunnen aanvinken in een online omgeving. Alle mogelijke soorten meerwerk en materiaal en machines staan al voor geprogrammeerd. Zo zijn de hoveniers aan het einde van de dag minimaal tijd kwijt aan administratie. De invoer komt geautomatiseerd in het systeem terecht en wordt uiteindelijk ook automatisch verwerkt in de factuur. Elk team heeft een iPad mee. Dus dat betekent dat er nu tientallen iPads in gebruik zijn.
Meer factureren met minder werk
Het resultaat is dat er nu geen ongefactureerd meerwerk is. Er worden zelfs overal foto’s bij geplaatst zodat de klant kan zien dat het meerwerk echt uitgevoerd is. En bovendien wordt met dit systeem veel administratie uitgespaard. Dat is dubbel winst!
En er is nog veel meer
Na verloop van tijd is het systeem flink uitgebreid. We noemen enkele functies.
- Uren van medewerkers bijhouden.
- Uren van de machines die gebruikt zijn bijhouden.
- Aanmaak takenlijsten voor teams.
- Invoer van gebruikte planten en materialen.
- Bijhouden van afvoer afval.
- Versturen en bijhouden van maailijsten (waar er gemaaid moet worden).
- Automatisch genereren van termijn facturen.
- Automatisch orders en klanten aanmaken in Unit4.
Het systeem draait nu meer dan 2 jaar en Van Triest is erg tevreden. De app werkt zo goed dat deze nu als product in de markt gezet wordt voor collega hoveniers. Hoe succesvol kan software op maat zijn? Wilt u ook een niet bestaande software oplossing voor uw bedrijf? Neem contact met ons op en daag ons uit!
